Programa de citas por WhatsApp para peluquerías: qué debe hacer y cuánto cuesta

En una peluquería el WhatsApp suena justo cuando tienes las manos ocupadas: con un tinte a medias, con el secador o con la navaja en la nuca de alguien. Por eso cada vez más salones y barberías buscan un programa de citas por WhatsApp que dé la hora sin que tengan que soltar lo que están haciendo.

El problema es que con ese nombre se venden cosas muy distintas. Esta guía te sirve para saber qué pedirle a uno, qué preguntar antes de pagar y cuánto suele costar.

Tres tipos de programa que se suelen confundir

El primero son las apps de reservas con escaparate propio, como Booksy o Treatwell. Tus clientes reservan en su app o en su web, y a veces te descubren allí. Según el plan, pagas una cuota y en algunos casos una comisión por los clientes nuevos que llegan desde la plataforma. El cliente tiene que usar su app o abrir un enlace: no reserva escribiéndote.

El segundo es la agenda online con enlace. El cliente abre una página, elige servicio y hora, y reserva. Puedes mandar ese enlace por WhatsApp, pero el cliente sale del chat para reservar. A algunos les va bien; otros, sobre todo los de toda la vida, prefieren escribir «¿tienes hueco el viernes?» y que alguien les conteste.

El tercero es el asistente que da la cita dentro del WhatsApp. El cliente escribe como siempre y el asistente le contesta en la misma conversación con horas libres reales, y apunta la cita en tu agenda. Ni apps ni enlaces.

Las tres pueden convivir. Si lo que te quita tiempo es contestar mensajes, la tercera es la que va directa al problema.

Qué tiene que hacer un buen programa de citas para peluquería

Usa lo que sigue como lista para comparar. Todo lo que le falte a un programa lo vas a seguir haciendo tú.

Contestar al momento, también de noche

Un mensaje de ausencia no da citas. Lo que buscas es que quien escribe a las 23:47 de un domingo tenga su hora del martes antes de dejar el móvil en la mesilla. Si no la tiene, mañana se la da otro salón.

Conocer tu agenda de verdad

Aquí es donde fallan las soluciones sencillas. Para no ofrecer huecos imposibles, el programa tiene que saber tu horario de cada día (con descansos, festivos y vacaciones), lo que dura cada servicio y quién hace cada cosa. No ocupa lo mismo un corte de caballero que unas mechas con corte y peinado, y si en tu equipo solo una persona hace color, el hueco tiene que ser suyo.

También tiene que tener en cuenta las citas que ya tienes, incluidas las que coges por teléfono o en el mostrador.

Respetar al peluquero o barbero que pide el cliente

Mucha gente es de una persona concreta: «con Marta, como siempre». El programa tiene que poder dar hora en la agenda de quien pidan y, si esa persona no tiene hueco, ofrecer otro día o a otra persona del equipo.

El cliente pide a su barbero y la cita entra directamente en la agenda de esa persona.

Dejarte apuntar citas a mano

Vas a seguir cogiendo citas por teléfono y en persona, así que tienes que poder apuntarlas en la misma agenda en segundos. En cuanto lo haces, el asistente deja de ofrecer ese hueco.

Así se ve la agenda del día en el panel, con una columna por persona. Las citas que coge el asistente y las que apuntas tú van juntas.

Recordar la cita el día antes

El recordatorio es lo que más reduce los plantones. Tiene que salir solo, por WhatsApp, y dejar que el cliente anule contestando. Si anula, el hueco queda libre para el siguiente que pida hora sin que tú muevas nada. Lo explico con más detalle en el artículo sobre clientes que no se presentan a la cita.

Pasarte lo que no sabe

Un cliente pregunta si podéis tapar unas canas con un tono concreto, o cuánto cuesta un recogido de novia. Un buen asistente no se inventa la respuesta: te pasa la conversación y contestas tú cuando puedas.

Presentarse como asistente y hablar el idioma del cliente

Desde el 2 de agosto de 2026, el Reglamento europeo de IA obliga a que un asistente automático diga que lo es, así que tus clientes tienen que saber desde el primer mensaje que hablan con el asistente virtual del salón. Y si trabajas en una zona con turismo o con muchos residentes extranjeros, que conteste en inglés o en alemán a quien escribe en inglés o en alemán te ahorra muchos malentendidos.

Qué preguntar antes de contratar

¿Puedo usar mi número de siempre? Cambiar de número es perder a los clientes que no se enteran. Lo ideal es que el asistente funcione en tu número actual y que tú sigas viendo las conversaciones en el móvil.

¿Qué cuenta para el precio? Unos programas cobran por profesional, otros por citas y otros por mensajes. Pide un ejemplo hecho con tus números.

¿Hay permanencia? Pregunta el tiempo mínimo y cómo se da de baja.

¿Quién lo configura? Si te dan un panel vacío y te dejan solo, puedes tardar semanas. Pregunta si te ayudan a cargar servicios, duraciones y horarios.

¿Qué pasa con los datos de mis clientes? Tienen que firmar contigo un contrato de encargado del tratamiento, como pide el RGPD, y decirte cuánto tiempo guardan las conversaciones.

Cuánto cuesta un programa de citas por WhatsApp

Los precios cambian mucho según el tipo de programa y la forma de cobrar, así que compara siempre con tu caso. Como referencia, en CitaDirecta los planes van según las citas que coge el asistente al mes:

Plan	Para quién	Precio al mes
Esencial	Si trabajas solo, hasta 150 citas	59 € + IVA
Profesional	Salones de 2 a 5 personas, hasta 500 citas	119 € + IVA
Centro	Más de 5 personas, hasta 1.200 citas	249 € + IVA

No hay coste de alta. El compromiso es de tres meses y después va mes a mes. Las citas que apuntas tú a mano no cuentan para el límite.

Para saber si te compensa, haz una sola cuenta: cuántas citas pierdes al mes porque no contestaste a tiempo y cuánto vale cada una. Si un corte con color son 50 €, recuperando dos citas al mes ya cubres el plan Esencial. En la calculadora de la web puedes hacerla con tus números.

Cómo es empezar

Rellenas tus servicios, lo que dura cada uno, tu horario y quién trabaja. Son unos cinco minutos. Después eliges día y hora para una videollamada corta en la que conectamos tu WhatsApp contigo y hacemos citas de prueba. No tienes que instalar nada, y tus clientes tampoco.

Si quieres verlo antes, en la web hay una peluquería de demostración con su asistente: escríbele como si fueras un cliente y pide cita. En la página para peluquerías tienes las dudas más habituales del sector.